Sabe cómo el Sofware colaborativo (GroupWare) mejora el desempeño de un bufete de abogados?
El Software colaborativo o groupware se refiere a aquel software que integra todos los trabajos en un único escritorio, con acceso a todos los usuarios que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red.
La colaboración se ha convertido en un elemento vital para la economía actual.
Compartir la información y el conocimiento en tiempo real es fundamental para una verdadera relación de colaboración.
El Software colaborativo permite el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas.
Es una herramienta tecnológica imprescindible para lograr un desempeño óptimo de una organización.
Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Robert Johansen define groupware como “herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos.”
Algunos beneficios del Group Ware:
Estimula la cooperación dentro de una organización y ayuda a las personas a comunicarse y colaborar en proyectos comunes
Coordina personas y procesos
Ayuda a definir el flujo de documentos y después define el trabajo que se debe hacer para terminar un proyecto
Proporciona a los usuarios una manera única para compartir información, construyéndola en documentos estructurados. El documento se convierte entonces en el lugar central en donde se almacena la información compartida.
Ayuda a la toma de decisiones, mejora el acceso a la información, facilita el acceso a los usuarios del sistema, mejora la comunicación y la colaboración.
Permite compartir el conocimiento de sus empleados, conseguir nuevas oportunidades de negocio, facilitar el aprendizaje, mejorar la calidad de vida en el trabajo, ahorrar costes, mejorar la productividad y mejorar el servicio al cliente.
Funcionalidades integradas de gestión colaborativa que facilitan las tareas de los abogados:
Gestión de calendarios electrónicos – para acordar fechas de eventos automáticamente, enviar notificaciones y recordatorios, administrar una agenda, un directorio telefónico y una lista de contactos de los Clientes.
Gestión de correo electrónico: para el envío y recepción de correos a los Clientes de los expedientes.
Gestión documental: para organizar la documentación de los expedientes de los Clientes integrada a las herramientas de oficina de MS Office. Además permite recuperar, de forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente. Permiten asociar índices a los documentos con el objetivo de describir sus características fundamentales: el tipo del documento, autor, aplicación con que fue creado, y otros que los describirán. Además, estos sistemas posibilitan mantener almacenada información sobre las versiones realizadas en cada uno de ellos y añadirles mayor seguridad y control.
Gestión del conocimiento: para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
Gestión de Producción: para registrar y controlar el tiempo utilizado en trabajos realizados a los Clientes.
Gestión de Facturación: para facturar los honorarios y gastos que se causen por los trabajos realizados a los Clientes.
Gestión de Pago: para controlar los pagos de las facturas generadas a los Clientes.
Gestión de Workflow: para gestionar los programas reguladores de flujos de trabajo planificando los procesos, enviando automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguiendo el estado del documento durante todo el proceso.
Gestión de histórico: para registrar todas las acciones que se hagan sobre un expediente electrónico.
SGA integra todas estas funcionalidades en una única herramienta o escritorio de trabajo sobre una única base de datos para gestionar toda la información de sus Clientes y sus expedientes.
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